Производительность труда - больной вопрос для России. Наверняка, вы не раз слышали о том, что у нас в стране производительность в несколько раз ниже, чем в Европе или Америке. Конечно, можно говорить об устаревшем оборудовании, изношенных основных фондах, отставании технологий… Но немалую роль играет здесь и человеческий фактор - привычка работать медленно и неэффективно. Причем виноваты в этом не столько сотрудники, сколько работодатель, который не создал такую систему, в которой любой человек будет работать эффективно.Как же выстроить на предприятии такую систему? Есть технология, которая связывает людей, организацию, оборудование и процессы в единое целое, обеспечивая в компании взаимосвязанный единый сквозной процесс, направленный на удовлетворение потребностей ее клиентов. Это постановка и автоматизация процессного управления.
Где мы теряем эффективность?
Бизнес-процессы существуют в компании независимо от нас и от того, управляем мы ими или нет. Бизнес-процесс – это последовательность задач\функций, выполняемых сотрудниками различных подразделений для достижения какой-то общей цели. Процессы пронизывают всю деятельность компании, собственно, каждое действие сотрудника является частью какого-то бизнес-процесса. Если, конечно, он не занимается на рабочем месте своими личными делами.
Когда в компании бизнес-процессы не автоматизированы, то у руководства нет инструмента управления и контроля выполнения процессов. Каждый работает так, как считает нужным, а это далеко не самый эффективный путь. Да, у каждого отдела есть руководитель, который контролирует работу своих подчиненных. Но ведь задачи, выполняемые каждый день сотрудниками одного подразделения, – это всего лишь небольшая часть различных процессов, протекающих в компании. Большая же часть реальных бизнес-процессов предприятия выходит за рамки отдельных подразделений.
Например, для компаний проектного типа (проектных организаций, строителей, девелоперов) характерен такой процесс как управление жизненным циклом проекта (или заказа). Он пронизывает все подразделения: и производственные службы, и коммерческую, и финансовую. Начинается с заключения договора с клиентом и заканчивается подписанием актов за оказанные услуги. Большое количество документов, согласований, изменений и пр. ведут к серьезным задержкам сроков выполнения, потере контроля и, в конечном счете, к экономическим потерям.
При выполнении процессов происходит передача промежуточного результата от одного отдела к другому. Подсчитано, что время взаимодействия между подразделениями разделяется следующим образом: 20% время работы, 80% передача результатов следующему исполнителю, а при каждой передаче идет искажение информации.
Типичные проблемы для многих компаний: несоблюдение регламентов, транзакционные издержки, отсутствие прозрачности и контроля причин невыполнения в срок тех или иных задач, поиск виновных. Все это ведет к снижению эффективности, повышению трудозатрат и, самое главное: предприятие не достигает основной цели – удовлетворения клиентов. Как следствие, заказы выполняются не в срок или не в должном качестве, и клиенты уходят.
Как с этим бороться? Нужно использовать процессное управление: описывать бизнес-процессы и внедрять автоматизированную систему для работы сотрудников.
Какой инструмент для автоматизации выбрать?
Процессное управление, как любая система, нуждается в программном обеспечении, которое будет поддерживать ее функционирование. Существуют несколько классов продуктов:
- DMS (Document Management Systems) – электронные архивы документов;
- EDM (Electronic Document Management) – сводное название систем электронного документооборота.
- DocFlow – системы маршрутизации движения документов;
- WorkFlow – системы автоматизации бизнес-процессов (маршрутизации потоков работ, заданий)
Это программные продукты, полностью или частично автоматизирующие бизнес-процессы предприятия, при этом документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором определенных процедурных правил.
Основное отличие систем класса Workflow от других систем – то, что все прочие системы, как правило, автоматизируют лишь определенный набор бизнес-функций (определенную функциональную область: бухгалтерский учет, финансовое управление, производство, взаимоотношения с клиентами и пр.), в то время как Workflow – это комплексная автоматизация бизнес-процессов предприятия.
Процессный подход заставляет менеджеров предприятий обратить внимание на взаимодействие участников процессов, так как в силу их неопределенности именно при взаимодействиях происходят наибольшие потери информации и времени, напрямую ведущие к финансовым потерям на предприятии. Если при функциональном управлении последовательность действий сотрудников и правила их взаимодействия определены в лучшем случае инструкциями, а чаще не определены никак, то при процессном управлении взаимодействия однозначно определены и потери возможны только при неправильном построении логики бизнес-процессов.
Внедрение единой системы электронного документооборота и бизнес-процессов дает четкие ответами на вопросы: «кто делает?», «что делает?», «в какой последовательности?», «что получает на входе и предоставляет на выходе?», и самое главное «кто за все это отвечает?».
Кому нужны эти системы?
Прежде всего, системы процессного управления нужны средним и крупным компаниям. Особенная эффективность достигается в географически-распределенных компаниях, где есть необходимость передавать информацию между удаленными бизнес-единицами и централизованно контролировать информационные потоки.
Незаменимы они и для компаний, внедряющих у себя систему качества ISO 9000. Перед сертификацией предприятия проводят бизнес-реинжиниринг организации и для получения сертификата обязаны обеспечить реальное функционирование бизнес-процессов в своей организации. А для этого им необходимо использовать современные программные продукты, по крайней мере, трех уровней: комплексные системы управления предприятием (автоматизированные информационные системы поддержки принятия управленческих решений), системы электронного документооборота, а также продукты, позволяющие создавать модели функционирования организации, проводить анализ и оптимизацию ее деятельности.
Какие результаты принесет внедрение?
Правильно подобранная и грамотно внедренная система позволит предприятию избежать потери информации и снизить вероятность возникновения ошибок при выполнении работ в рамках бизнес-процессов. Руководитель всегда сможет посмотреть ход выполнения любого процесса на предприятии. Благодаря тому, что система позволяет своевременно собирать всю необходимую статистическую и аналитическую информацию, снижается время принятия и исполнения решений, бизнес-процессы можно анализировать и корректировать. Кроме того, повышается дисциплина исполнения и сокращается влияние личных качеств сотрудников на выполнение бизнес-процессов. Каждому работнику ставится четкий список задач, которые он должен выполнить, позволяющий ему организовать свою работу максимально эффективно и наиболее удобным ему образом.
Автоматизировав бизнес-процессы, Вы создадите такую систему, в которой сотрудники могут выполнять свою работу только так, как нужно для целей организации, и не могут не выполнить какие-то задачи, так как это сразу становится видно и следует воздействие.
Внедрение такой системы позволяет существенно повысить управляемость хранением и движением практически любых типов информации в Вашей компании, обеспечить прозрачность и управляемость бизнес-процессами организации и вывести на качественно новый уровень контроль их выполнения. А значит, Вы повысите производительность труда и получите мощное конкурентное преимущество.
Марина Гуляева, генеральный директор Сибирского офиса ГК «Инталев»
